Paramètres

Sous l’entrée de menu «Paramètres», vous gérez la bibliothèque : son nom, la monnaie des prix (francs ou euros, sans réglage la monnaie de votre abonnement, sinon des francs), ses collections (la collection par défaut porte une étoile), sa formule, les couvertures, les genres, les dimensions et la liste des membres — que les membres voient eux aussi. En tant que propriétaire s’y ajoutent la liaison Discogs, les invitations et la sauvegarde. En tant que propriétaire, vous pouvez aussi renommer les collections et les supprimer avec la corbeille : si une collection contient encore des articles, Regalzeile demande dans quelle collection ils doivent aller et révoque le lien de partage de la collection dissoute. La dernière collection reste toujours. Les lecteurs ne voient que leur langue, la connexion à deux facteurs et leur propre ligne avec « Quitter la bibliothèque ».

Chaque section figure dans son propre encadré. Seules les collections sont repliées, car la liste peut devenir longue : un clic sur la ligne à flèche la déplie, un second la replie. Là où un chiffre suit le titre, il indique ce qu’elle contient — «Collections (4)», «Membres (2)».

Exporter les données

Dans l’encadré «Bibliothèque», «Exporter les données» télécharge toute la bibliothèque sous forme de fichier ZIP. Il contient quatre fichiers CSV : artikel.csv avec tous les titres, y compris auteurs, éditeur, ISBN, genre, dimensions et votre état de lecture, exemplare.csv avec l’emplacement sur l’étagère de chaque exemplaire, ausleihen.csv avec tous les prêts et merkliste.csv avec la liste de souhaits. Les fichiers sont séparés par des points-virgules et s’ouvrent directement dans Excel et Numbers. Les propriétaires et les membres peuvent exporter, les lecteurs non. À la fin de exemplare.csv figurent les colonnes anschaffung_am (date au format AAAA-MM-JJ) et anschaffungspreis (nombre à deux décimales) ; les deux restent vides si rien n’a été saisi.

Prêts

Le bloc «Prêts» réunit quatre réglages ; seul un propriétaire peut les modifier, le bloc n’est visible que pour les propriétaires. «Durée de prêt par défaut en jours» s’applique quand aucune date n’est saisie au moment du prêt ; vide signifie pas d’échéance, et une échéance calculée tombe toujours sur un jour ouvrable. «Rappel pour les prêts en retard (chaque semaine par e-mail)» est l’interrupteur de l’e-mail récapitulatif : lorsqu’il est activé — c’est le cas normal —, un e-mail part, le jour de l’échéance d’un prêt puis chaque semaine, à tous les propriétaires et membres de la bibliothèque, avec le titre, l’emprunteur, la date d’échéance, «rappelé N fois» et un lien vers les prêts. Les deux autres réglages existent à partir du type de compte Organisation : «Rappel aux emprunteurs par e-mail» envoie à la personne qui a le livre un e-mail trois jours avant l’échéance, le lendemain, puis chaque semaine (six au plus ; les réponses vont à la personne de contact, sinon au propriétaire), et «Prolongation par lien dans l’e-mail de rappel» lui permet de prolonger l’échéance une fois de la durée de prêt par défaut ; ensuite, cela ne passe plus que par la bibliothèque. Les emprunteurs et les lecteurs ne reçoivent pas l’e-mail récapitulatif.

Connexion avec Microsoft

Dans la formule pour les organisations, Regalzeile montre ici au propriétaire le bloc «Connexion avec Microsoft» : saisir l’ID du locataire, l’ID client, le secret client, les domaines e-mail et les groupes, cliquer sur «Vérifier la connexion» et transmettre le «Lien pour votre intranet». Les étapes pour l’informatique figurent sous Connexion avec Microsoft.

Formule

Il existe trois formules : Base permet 200 titres, un seul membre, aucune liaison Discogs et aucune sauvegarde nocturne. Plus permet 1000 titres et 2 membres et apporte la sauvegarde nocturne, mais pas de synchronisation Discogs. Complète ne connaît aucune limite et apporte la synchronisation Discogs ainsi que la sauvegarde nocturne. Un propriétaire passe par «Formule» à Plus ou Complète en abonnement annuel — les prix actuels figurent dans la section «Formule» des paramètres. Qui a Plus et veut Complète change de tarif dans le portail client («Gérer l’abonnement») ; Stripe facture le reste de l’année au prorata. La résiliation se fait elle aussi dans le portail client ; à l’échéance de l’abonnement, la bibliothèque retombe sur Base.

Recharger les couvertures

La section «Couverture» indique combien d’articles n’ont pas encore de couverture, et un bouton va chercher les couvertures manquantes dans les sources de catalogue ; un compteur montre la progression.

Auteurs et éditeurs

«Gérer les auteurs et éditeurs» ouvre une liste de tous les auteurs et éditeurs de votre catalogue avec le nombre d’articles. En haut figurent les doublons possibles : des graphies identiques en minuscules, sans accents ni signes de ponctuation et quel que soit l’ordre des mots, par exemple «Hesse, Hermann» et «Hermann Hesse» ou «Suhrkamp» et «Suhrkamp Verlag». Avec le crayon, vous renommez un nom ; en cochant plusieurs noms, vous les fusionnez en une seule graphie. La boîte de dialogue indique auparavant combien d’articles seront modifiés. Le troisième onglet, « Ouvrages », gère de la même façon les ouvrages qui réunissent les éditions d’un titre (Éditions et mises à jour). Le quatrième onglet, « Séries », fait de même pour les séries de vos livres, disques et numéros ; le nombre mène à la bibliothèque filtrée sur cette série, et les listes de circulation liées à la série suivent la nouvelle graphie.

Genres et dimensions

Les deux pages de gestion ne figurent plus dans le menu, mais ici : «Aller aux genres» mène à la liste des genres avec sa liste de vérification, «Aller aux dimensions» au tableau où vous saisissez l’un après l’autre la hauteur, la largeur et la largeur du dos de nombreux livres.

Discogs

Avec la formule Complète, le propriétaire saisit le nom d’utilisateur et le jeton Discogs. La synchronisation s’exécute à la demande, immédiatement, ou d’elle-même chaque nuit.

Sauvegarde

La section «Sauvegarde» est réservée aux propriétaires ; elle indique la dernière sauvegarde, et «Gérer les sauvegardes» mène à la liste des états disponibles. Une sauvegarde manuelle peut être créée à tout moment d’un clic — avec toutes les formules ; la sauvegarde nocturne automatique existe avec les formules Plus et Complète. «Restaurer» remplace entièrement l’état actuel — auparavant, l’application crée automatiquement encore une sauvegarde de l’état en cours. La colonne «Conservation» indique ce que vaut un état à ce moment : pendant 7 jours comme sauvegarde quotidienne, ensuite comme sauvegarde hebdomadaire (l’état le plus récent de la semaine, 4 semaines), puis comme sauvegarde mensuelle (12 mois) et enfin comme sauvegarde annuelle, qui est conservée. Avec l’âge, un état gravit donc les échelons ; «expire bientôt» signifie qu’un état plus récent du même jour l’a remplacé.

Connexion à deux facteurs

Qui le souhaite protège son compte, en plus du mot de passe, par un code d’une application d’authentification (Google Authenticator, Authy, 1Password et similaires). Dans le cadre «Connexion à deux facteurs», cliquez sur «Activer», scannez le code QR avec l’application et saisissez le premier code. Regalzeile affiche ensuite une seule fois dix codes de récupération : conservez-les, chacun ne sert qu’une fois et remplace le code de l’application quand le téléphone n’est pas à portée de main. Désormais, la connexion par mot de passe demande le code ; la connexion via Google ou Apple ne change pas.

Téléphone perdu ? Connectez-vous avec un code de récupération, puis générez de nouveaux codes dans le cadre ou désactivez la seconde étape. Si les codes ont aussi disparu, l’exploitant vous aide : un court e-mail à l’adresse des mentions légales, et il réinitialise la connexion à deux facteurs de votre compte pour que vous la configuriez à nouveau.

Supprimer la bibliothèque

Un propriétaire peut supprimer la bibliothèque ; un délai de suppression de 30 jours s’ensuit, pendant lequel la bibliothèque est verrouillée mais peut encore être récupérée.