Rapports

La page «Rapports» compte, pour une année civile, ce qui se trouve sur chaque site, ce qui est entré et sorti, et combien de fois on a prêté, par exemple pour le rapport annuel d’une bibliothèque de tribunal. Regalzeile calcule tout en direct à partir des exemplaires, des prêts et du journal des retraits ; il n’y a rien à préparer. Les rapports font partie de l’offre pour les organisations.

Consulter un rapport

1. Ouvrez l’entrée de menu «Rapports» ; elle suit «Circulation».
2. Choisissez l’«Année» en haut. La liste va de la date la plus ancienne de la bibliothèque jusqu’à l’année en cours ; l’année en cours est présélectionnée.
3. Lisez le tableau : une ligne par bâtiment, par nom, puis «Sans site» et enfin «Total».

Les colonnes

• Fonds en fin d’année (pour l’année en cours Fonds aujourd’hui) : les exemplaires présents sur le site au 31 décembre ou aujourd’hui, c’est-à-dire entrés jusqu’à ce jour et pas encore retirés.
• Acquisitions : les exemplaires dont la date d’acquisition tombe dans l’année choisie.
• Valeur d’acquisition : la somme des prix de ces acquisitions, dans la monnaie de la bibliothèque (l’en-tête l’indique, par exemple «Valeur d’acquisition (CHF)»). Regalzeile ne convertit rien. Les acquisitions sans prix comptent pour 0 ; sous le tableau figure alors «n acquisitions sans prix».
• Retraits : les exemplaires supprimés pendant l’année choisie.
• Prêts : les prêts commencés pendant l’année choisie, comptés au bâtiment où se trouvait l’exemplaire au moment du prêt.

Site

Le site est le bâtiment où se trouve un exemplaire aujourd’hui. S’il est rangé dans une étagère, c’est le bâtiment de l’étagère qui compte, sinon le champ «Bâtiment» de l’exemplaire. Regalzeile ne garde pas d’historique des sites : un exemplaire déplacé compte avec toutes ses années sur le nouveau site. Les exemplaires sans bâtiment figurent dans la ligne «Sans site» ; elle n’apparaît que s’il y a quelque chose à compter. Vous créez les bâtiments sous Étagères et vue en plan.

Date d’acquisition

La date d’acquisition d’un exemplaire est son champ «Acquis le» ; s’il est vide, c’est le jour de la saisie de l’article qui compte. Les nouveaux exemplaires reçoivent «Acquis le» prérempli avec la date du jour ; vous pouvez la modifier dans le formulaire, par exemple pour un livre qui est sur l’étagère depuis longtemps. Plus de détails sous Exemplaires et prêts.

Journal des retraits

Lorsque vous supprimez un exemplaire ou un article entier, Regalzeile inscrit pour chaque exemplaire une entrée dans le journal des retraits : titre, site, date d’acquisition, prix, jour du retrait et les prêts de l’exemplaire par année. Ainsi, le fonds, la valeur d’acquisition et les prêts des années précédentes restent justes, même si l’exemplaire n’existe plus. Sous le tableau, la section «Retraits en …» liste les retraits de l’année choisie avec titre, site et date, les plus récents d’abord. Les entrées ne peuvent être ni modifiées ni supprimées.

En CSV

Le bouton «En CSV» télécharge un fichier avec les colonnes standort, jahr, bestand, zugaenge, anschaffungswert, abgaenge et ausleihen : une ligne par bâtiment et par année, toutes les années d’un coup, sans lignes de total. «Sans site» a un standort vide. La valeur d’acquisition est un nombre avec un point et deux décimales, sans monnaie.

Avec Claude

Un assistant IA obtient le rapport d’une année avec les mêmes chiffres grâce à get_report.