Циркуляция

Циркуляция пускает экземпляр один раз по фиксированному ряду этапов, например новый выпуск по отделам суда. Regalzeile запоминает, где он сейчас, пишет этапу по почте и напоминает, когда срок прошёл. Циркуляция входит в предложение для организаций.

Создать лист циркуляции

Лист циркуляции — шаблон будущих циркуляций. Вы ведёте его в разделе «Настройки» → «Листы циркуляции» (кнопка «Управлять листами циркуляции»); это могут делать участники с доступом ко всем коллекциям. В листе есть:

• название и, по желанию, здание;
• серии в виде меток, например «NJW Zivilabteilung»: для этих серий Regalzeile предлагает лист;
• срок на каждом этапе в рабочих днях (по умолчанию 3, не более 30);
• язык писем;
• параметр «В конце остаться на последнем этапе»: иначе выпуск возвращается на полку;
• этапы по порядку, у каждого название и, по желанию, адрес электронной почты (не более 30). Пока вы вводите, Regalzeile предлагает участников библиотеки, прежние этапы и получателей.

Начать циркуляцию

1. Откройте издание и нажмите «Начать циркуляцию» в разделе «Циркуляция». Если экземпляров несколько, экземпляр выбирается в окне.
2. Выберите лист циркуляции. Листы, серии которых подходят к изданию, стоят сверху в группе «Для этой серии», остальные — в группе «Другие». Без листа выберите «без листа циркуляции» и введите этапы вручную.
3. При необходимости измените этапы, «Рабочих дней на этап» и «Последний этап оставляет экземпляр себе». Это действует только для этой циркуляции.
4. Нажмите «Начать». Первый этап сразу получает своё письмо.

Если вы только что добавили новый выпуск серии, для которой есть лист циркуляции, в разделе «Циркуляция» на странице издания, над кнопкой запуска, появляется подсказка с кнопкой «Начать с «…»». Она видна в течение 30 дней после добавления и только пока для издания ещё не было циркуляции. Циркуляция никогда не начинается сама.

При запуске Regalzeile копирует этапы и настройки листа в циркуляцию. Если вы позже измените или удалите лист, текущие циркуляции останутся прежними.

Письмо и ссылка

Каждый этап с адресом электронной почты получает письмо, как только экземпляр оказывается у него. В письме указаны срок и следующий этап. Ссылка открывает страницу без входа; один щелчок по «Передано» фиксирует передачу, и следующий этап получает своё письмо. Последний этап просят вернуть экземпляр в библиотеку. Если экземпляр остаётся на последнем этапе, на кнопке вместо этого написано «Получено», и на этом циркуляция заканчивается. Этапы без адреса почты писем не получают; передачу тогда отмечает сама библиотека.

Срок и напоминание

Срок этапа — день прибытия плюс срок на каждом этапе в рабочих днях. Выходные, праздники кантона и дни закрытия здания не считаются. Regalzeile считает срок при прибытии; добавленные позже дни закрытия не меняют текущий срок. Когда срок прошёл, циркуляция считается просроченной.

Этап получает напоминание на следующий день после срока, затем каждые три дня, не более трёх раз. На обратном пути Regalzeile не напоминает, и библиотеке письма не приходят.

Вмешаться со стороны библиотеки

У текущей циркуляции, на странице издания и на странице «Циркуляция», есть такие кнопки:

• Передано: отмечает передачу, если этап не нажал сам.
• Пропустить: пропускает текущий этап; циркуляция переходит к следующему.
• Снова на полке: подтверждает на обратном пути, что экземпляр вернулся. После этого циркуляция завершена.
• Отменить: завершает циркуляцию после уточняющего вопроса. Письмо не отправляется.

После последнего этапа экземпляр «возвращается» в библиотеку, на тот же срок. При параметре «Последний этап оставляет экземпляр себе» обратного пути нет. Будущие этапы текущей циркуляции можно добавлять, убирать и менять местами (кнопка «Изменить этапы»); завершённые и текущий этап остаются неизменными. В разделе «История» на странице издания видно, у кого экземпляр был и как долго.

Страница «Циркуляция»

Пункт меню «Циркуляция» стоит после «Выдача»; счётчик показывает, сколько циркуляций просрочено. Вкладка «Текущие» перечисляет все циркуляции по сроку, самые давние сверху, просроченные красным. Вкладка «Завершённые» показывает последние 90 дней. Сверху можно отфильтровать по «Здание» и «Лист циркуляции» или показать «только просроченные». На Обзоре карточка «Циркуляция» сводит, сколько циркуляций идёт, просрочено и возвращается.

Циркуляция и выдача

Одновременно то и другое невозможно. Экземпляр в циркуляции нельзя выдать: кнопка «Выдать» серая; строка «Сейчас» в блоке «Выдача» называет причину («В циркуляции у …»). И наоборот, «Начать циркуляцию» серая у выданного экземпляра («выдано: …»). Циркуляции нет в списке выдач. Подробнее — в разделе Экземпляры.

С Claude

ИИ-ассистент видит через list_circulations, что в циркуляции (при желании только просроченное). Через start_circulation он начинает циркуляцию, через advance_circulation передаёт её дальше, пропускает этап, подтверждает возвращение или отменяет.